Por: Martius V. Rodriguez y Rodriguez
No mundo atual, quando mudanças são uma constante e cada vez ocorrem com maior velocidade, as incertezas são o que temos de mais concreto de ser encontrado. Será que as gerências estão acostumadas e treinadas a decidirem nestas condições, em que muita vezes a falta de uma decisão pesa mais do que uma decisão errada? Quando aprendemos a utilizar o ciclo PDCA para o gerenciamento da rotina é muitas vezes passado que, a partir da sistematização de um processo, podemos melhorá-lo continuamente, isto aplicado a todos os níveis da organização.
Mas, muitas empresas, na ânsia de atender bem os seus clientes acabam por deixar de lado o planejamento, executam muitas atividades, verificam algumas e pouco atuam na correção do planejado. Por outro lado, vemos empresas super organizadas que, estão na verdade se auto engessando e que acabam em declínio e morte, empresas estas mergulhadas na burocracia interna, criam planos, documentos de controle e tudo que puder inventar para que todos possam em qualquer momento saber com detalhes tudo o que deve ser feito. Mas, se o que tem de ser feito muda a cada momento? Como fazemos para manter o alto nível de comprometimento, com o pessoal trabalhando com o coração e a alma para que o resultado final que o seu grupo almeja seja alcançado?
Para tratar esta questão, é necessário entender que a organização possui três níveis que podemos denominar de: Estratégico, Tático e Operacional. Estes níveis possuem características diferentes em termos de abordagens e de ambiente, sendo um diferencial o nível de incertezas com que lidam, conforme descrito a seguir:
* O nível estratégico , representado pela alta gerência, tem como competência básica traduzir as incertezas de um mercado altamente dinâmico para uma visão e estratégias que a Organização deve atingir.
* O nível tático, representado pela média gerência, traduz as estratégias em planos e projetos a serem realizados pelo nível operacional.
* O nível operacional, executa os projetos, não está acostumado e não gosta de lidar com incertezas.
Como vemos, cada nível da organização tem uma competência básica sendo que, o nível de incerteza deve reduzir drasticamente à medida que caminha do nível estratégico até chegar ao nível operacional. E o que ocorre quando o nível estratégico não funciona adequadamente? As incertezas vão para os níveis seguintes, indo até o nível operacional, chegando a pessoas que não tem por hábito trabalhar com incertezas e, terminam passando esta percepção de insegurança para os seus clientes que, acabam muitas vezes, não se sentindo seguros com relação aos produtos e serviços prestados e terminam indo para a concorrência.
O princípio básico do PDCA é o de promover a melhoria contínua dos processos. Nós planejamos o que fazer, executamos, verificamos as disfunções e atuamos na sua correção. Mas, quando o P (planejar) é sempre um papel em branco, como no caso do nível estratégico, sujeito a permanentes mudanças, o PDCA já não atende pois, ao completar um primeiro ciclo, o novo processo de planejamento deverá levar em conta as disfunções ocorridas na execução mas, também e principalmente, deve considerar as novas condições de contorno impostas pelo mercado, sociedade, acionista, além dos clientes e empregados.
Assim, devemos ter sempre em mente que, administrar é reduzir incertezas, em especial, nos dias de hoje.
Prof. Dr. Martius Vicente Rodriguez y Rodriguez – Gerente de Desenvolvimento em Gestão Empresarial da Universidade PETROBRAS
